Datenschutzerklärung – DBA App

Stand: 4. November 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der DBA App („App“) ist die DBA GmbH, Buckower Damm 411, 12349 Berlin (im Folgenden „wir“). Bei Datenschutzfragen und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns über die Ticket-Funktion, deinen persönlichen Ansprechpartner oder unter app_support@dba-gmbh.de.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, welche Funktionen du nutzt und welche Rolle du hast, verarbeiten wir folgende Daten:

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto, Ausbildung und angeforderte App-Funktionen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten der Entscheidung über oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses dienen, kommt zusätzlich § 26 BDSG in Betracht.
• Betreuung, Bewerbungsorganisation und CRM-Abgleich: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für interne Organisation und den ausschließlich lesenden Abgleich bestehender CRM-Daten außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist eine richtige Zuordnung zu vorhandenen Personen und Vorgängen.
• Optionale KI-Ausfüllhilfe für Lebensläufe: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist eine zeitsparende, fehlerarme Übernahme der von dir ausgewählten Angaben. Die Funktion startet nur auf deine Anforderung; du kannst sie abbrechen und alle Felder ohne Upload manuell ausfüllen. Die erkannten Werte werden nicht automatisch für Auswahlentscheidungen verwendet und müssen von dir geprüft werden.
• Kommunikation, Schutz vor Missbrauch und Moderation: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind sichere Kommunikation, Bearbeitung von Meldungen und Durchsetzung der Nutzungsregeln.
• Sprachnachrichten: Der Mikrofonzugriff wird erst beim Start einer Aufnahme angefragt und kann in den Geräteeinstellungen entzogen werden. Eine Aufnahme lässt sich vor dem Senden lokal anhören oder verwerfen. Erst nach deiner ausdrücklichen Sendeaktion wird sie hochgeladen, für die Wiedergabe technisch aufbereitet und den für den jeweiligen Chat berechtigten Personen zugänglich gemacht. Die Funktion zeichnet nicht im Hintergrund auf.
• Optionale Nutzungsanalyse für Teilnehmerkonten: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Erst nach deiner freiwilligen Zustimmung erfassen wir definierte Nutzungsereignisse in App und Lernportal. Admins können die Ereignisse deinem Konto zuordnen und den zeitlichen Verlauf ansehen. Ablehnen hat keine Nachteile für die App-Nutzung. Unter Einstellungen → Datenschutz kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Entscheidung gilt kontobezogen für alle Geräte; vorgemerkte Ereignisse aus einer nicht mehr gültigen Zustimmung werden nicht angenommen. Notwendige Lern-, Punkte-, Kommunikations- und Sicherheitsaufzeichnungen werden dadurch nicht abgeschaltet.
• Sicherer und zuverlässiger Betrieb sowie bisherige interne Auswertungen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere Interessen sind Fehlererkennung, sicherer Betrieb und bedarfsgerechte Betreuung. Historische Nutzungsereignisse aus der bisherigen Erfassung bleiben von der neuen freiwilligen Nutzungsanalyse getrennt und werden nicht nachträglich als eingewilligte Einzelverläufe dargestellt. Keine Auswertung zu Werbezwecken.
• Optionale Push-Benachrichtigungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit wir hierfür deine Einwilligung abfragen. Du kannst sie in App- und Geräteeinstellungen mit Wirkung für die Zukunft deaktivieren.
• Datenschutzanfragen, gesetzliche Pflichten und Rechtsverteidigung: Zur Bearbeitung deiner Datenschutzrechte erfüllen wir gesetzliche Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 12 bis 22 DSGVO. Soweit im Einzelfall erforderlich, verarbeiten wir begrenzte Nachweisdaten auch zur Rechtsverteidigung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Externe KI-Hilfen und CRM-Abgleich

Freiwilliges Geburtsdatum verwalten: Unter Profil → Persönliche Daten kannst du deine Selbstauskunft für die DBA-Anfrage ansehen, korrigieren oder aus der App entfernen – auch nach Übernahme deiner Anfrage durch das Team. Der nächste berechtigte Team-Abgleich berücksichtigt die aktuelle Angabe; ohne Datum entfällt der Abgleich anhand von Name und Geburtsdatum. Eine bestehende Betreuung, dein Login und Dokumentrechte bleiben unverändert. Das Entfernen in der App löscht kein bereits im CRM-System vorhandenes Datum. Die App-Datenübersicht für Datenschutzanfragen enthält die aktuell gespeicherte Selbstauskunft, keine Änderungshistorie und keinen bestätigten Identitätsnachweis.

Chat als CRM-Notiz mit Audio: Berechtigte Kundenbetreuer können einen exportierten Chat nach Prüfung der Vorschau und ausdrücklicher Bestätigung in einen ausgewählten Vorgang derselben Person übertragen. Das CRM-System erhält den vollständigen Chattext mit Namen und Zeitangaben als Notiz sowie enthaltene Sprachnachrichten als unveränderte Audiodateien im selben Vorgang. Die Aufnahmen können personenbezogene und sensible Angaben enthalten; sie werden nicht verschriftlicht und nicht an einen KI-Anbieter gesendet. Bild- und Dokumentanhänge werden nur bezeichnet, nicht übertragen. Notiz und Audiodateien sind unabhängige CRM-Kopien und werden beim Löschen des Chats oder Kontos in der App nicht automatisch mitgelöscht; sie sind bei Datenschutzanfragen gesondert zu berücksichtigen. Die App speichert nur Prüfsummen und Übertragungsmetadaten, kein zusätzliches Text- oder Audioarchiv. Demo- und Schulungsdaten werden nicht übertragen.

KI-Ausfüllhilfe: Wenn du „PDF wählen“ oder „Foto wählen“ nutzt und die Vorschau bestätigst, wird die Datei zunächst in unserem App-Speicher abgelegt. Der Server gewinnt daraus Text oder Seitenbilder und übermittelt diese über einen Integrationsdienst an einen externen KI-Anbieter. Übermittelt werden damit alle im ausgewählten Dokument enthaltenen Angaben, etwa Name, Kontakt-, Adress-, Geburts-, Ausbildungs- und Berufsdaten, Fähigkeiten und Sprachen. Die strukturierte Antwort dient ausschließlich zum Vorbefüllen des Lebenslaufformulars. Bitte prüfe jeden Wert. Nutze stattdessen die manuelle Eingabe, wenn du keine externe Analyse möchtest, und lade keine für diesen Zweck unnötigen besonders sensiblen Angaben hoch.

CRM-System: Für die Zuordnung zu bereits vorhandenen CRM-Daten sendet der Server die Konto-E-Mail-Adresse oder eine vom Team hinterlegte Abgleichsadresse als exakten Suchbegriff über einen Integrationsdienst an das CRM-System. Ist keine eindeutige Zuordnung möglich, kannst du beim ersten DBA-Kontakt freiwillig dein Geburtsdatum angeben. Dann suchen wir anhand deines Profilnamens und vergleichen das angegebene Datum mit dem im CRM-System hinterlegten Geburtsdatum. Nur eindeutige Übereinstimmungen werden als Treffer gewertet. Zurückgelesen werden Personen-, Betreuungs- und Vorgangsdaten. Dieser Abgleich ist ausschließlich lesend; dabei werden weder Dateien übertragen noch CRM-Zuordnungen geändert. Ohne eindeutigen Treffer oder ohne Geburtsdatum kannst du deine Nachricht weiterhin an den gemeinsamen DBA-Eingang senden.

Motivationsschreiben: Nur nach deiner ausdrücklichen Bestätigung übermitteln wir deine Angaben zur Situation, Ausbildung, Motivation, Wunschtätigkeit, Stärken, Erfahrung, Sprachen, Führerschein, Weiterbildung, Einstellungszusage und deinen Zielen sowie die Art des Amts über einen Integrationsdienst an einen externen KI-Anbieter. Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Kundennummer und Ansprechpartner werden nicht als Felder übermittelt. Wiederholungen dieser Angaben in Freitexten werden zusätzlich entfernt; gib dort bitte keine Kontaktdaten oder unnötigen Gesundheitsdetails an. Du kannst den vorgeschlagenen Text bearbeiten. Entwurf und PDF bleiben privat, bis du sie selbst teilst oder an deinen Ansprechpartner sendest.

Chat-Export mit Audiodateien: Berechtigte Team-Mitglieder können den vollständigen Verlauf eines Zeitraums als PDF, Textdatei oder in beiden Formaten herunterladen. Sprachnachrichten werden unverändert als separate Audiodateien mitgegeben und können zusammen mit den ausgewählten Dokumenten als ZIP gespeichert werden. Der Verlauf ordnet sie über Dateinamen zu. Es gibt keine Verschriftlichung, Zusammenfassung oder KI-Verarbeitung dieses Exports. Die Dateien werden nur für die angeforderte Ausgabe zusammengestellt, nicht als zusätzliches dauerhaftes Exportarchiv gespeichert. Heruntergeladene Kopien liegen in der Verantwortung des berechtigten Empfängers.

Tätigkeiten-Test: Deine Antworten und Ergebnisse werden gespeichert, damit du sie erneut öffnen kannst. Berechtigte Mitarbeitende sehen in deiner Kundenakte die drei bestplatzierten direkten Tätigkeiten. Die Berechnung erfolgt ohne KI anhand deiner Angaben; sie ist eine Orientierung und keine Eignungsprüfung oder Einstellungsentscheidung.

5. Empfänger und technische Dienstleister

• Hosting, Datenbank und Dateispeicher: Die eingesetzten Hosting- und Speicherdienstleister erhalten die zum Betrieb, Speichern und Ausliefern erforderlichen Konto-, Inhalts-, Datei- und technischen Verbindungsdaten.
• Anmeldung: Der Anmeldedienst verarbeitet Anmeldekennungen, E-Mail-Adresse, Sitzungs- und Kontodaten für Registrierung, Login und Kontoverwaltung.
• KI: Der Integrationsdienst und der externe KI-Anbieter erhalten beim optionalen Lebenslaufimport und Motivationsschreiben die jeweils unter Abschnitt 4 beschriebenen Inhalte und technischen Anfragedaten.
• CRM: Das CRM-System erhält beim direkten Abgleich die exakte E-Mail-Suchanfrage und bei der erweiterten Suche den Profilnamen; ein Integrationsdienst vermittelt die Anfrage über eine technische Schnittstelle. Das freiwillig angegebene Geburtsdatum wird in der App gespeichert und auf unserem Server mit den zurückgelesenen CRM-Daten verglichen. Betreuungshinweise sehen nur berechtigte Teammitglieder. Eine Namens-/Geburtsdatumsübereinstimmung ist keine Anmeldung, Kontozusammenführung oder Freigabe fremder Kundenakten.
• Push: Auf iOS erhält der Push-Dienst des Betriebssystemanbieters die native Gerätekennung und Nachricht. Android-Pushes werden mit einem Push-Token über einen externen Push-Zustelldienst zugestellt. Nachrichtentitel und kurze Vorschautexte können dabei an den jeweiligen Zustelldienst gehen.
• E-Mail: Bei Team-Einladungen werden Empfängeradresse und Nachrichteninhalt über den von DBA konfigurierten SMTP-/E-Mail-Anbieter versendet.
• Wir übermitteln keine Daten für fremde Werbezwecke und verkaufen keine personenbezogenen Daten.

6. Wer Inhalte sehen kann

• Profilbilder sind für andere angemeldete Nutzer sichtbar, soweit sie in Profilen, Chats, Gruppen, Freundes- oder Community-Funktionen angezeigt werden. Sie sind nicht mit geschützten Nachweisen gleichzusetzen.
• Nachweise, Lebenslaufdokumente und Bewerberdateien sind für dich und rollen- sowie zuordnungsabhängig für zuständige Mitarbeitende sichtbar. Recruiter sehen grundsätzlich ihre zugeordneten Teilnehmenden, Supervisoren die Teilnehmenden ihrer Teams und Administratoren den administrativen Gesamtbereich. Nachweise werden von Recruitern, Supervisoren und Administratoren geprüft; Dozenten sind von der Nachweisprüfung ausgeschlossen.
• Chats und Anhänge: Beteiligte sehen den jeweiligen Verlauf. Im Teilnehmer-Team-Chat können Teammitglieder auch PDFs senden; interne 1:1-Teamchats können PDFs enthalten. Freundes-/Peer-Chats enthalten Text und Sprachnachrichten, Kursgruppen Text, Bilder und Sprachnachrichten. Sprachnachrichten sind auch in Teilnehmer-Team-Chats und internen Teamchats möglich und unterliegen denselben Zugriffsregeln wie der übrige Chat. Administratoren können Teilnehmer-Direktchats, Kursgruppen und Teilnehmer-Team-Chats im Chat-Monitor zur Sicherheit und Moderation einsehen; gemeldete Inhalte und Konten werden von Administratoren bearbeitet.
• Nutzungsanalyse: Nur Administratoren sehen die neue optionale Gesamtanalyse und die einzelnen Nutzerverläufe zustimmender Teilnehmer. Es werden keine neuen Mitarbeiter-Verhaltensprofile erhoben. Zugeordnete Dozenten behalten die bisherigen zusammengefassten Auswertungen für Teilnehmende ihrer aktuellen Planungsgruppen; sie erhalten keinen Zugriff auf die neuen optionalen Ereignisse oder Einzelverläufe.
• Datenschutzanfragen: Auf den gesonderten Bearbeitungsbereich und dort vorbereitete App-Daten-Prüfpakete haben nur Administratoren Zugriff. Ein Prüfpaket wird nicht automatisch an die anfragende Person oder andere Empfänger versendet.

7. Speicherdauer und Kontolöschung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für die genannten Zwecke, das Ausbildungs-/Nutzungsverhältnis oder gesetzliche Pflichten benötigt werden. Für die einzelnen Inhaltsarten bestehen derzeit keine einheitlichen festen Fristen.

Bei der Kontolöschung werden das Konto beim Anmeldedienst, die zugeordneten App-Datensätze und ermittelten Dateien im App-Speicher gelöscht. Eine interne Löschmeldung mit Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt informiert zuständige Mitarbeitende und wird durch einen täglichen Bereinigungslauf nach 30 Tagen entfernt.

Davon getrennte Bearbeitungs- und Nachweisdaten zu Datenschutzanfragen werden nicht automatisch mit dem App-Konto gelöscht; die Kontoverknüpfung wird entfernt. Sie dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Bearbeitung, für gesetzliche Pflichten oder zur erforderlichen Rechtsverteidigung notwendig ist. Die konkrete Aufbewahrungsdauer dieser Vorgänge ist gesondert betrieblich festzulegen und zu überprüfen.

Neue optionale Analyseereignisse werden 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch gelöscht; die Bereinigung läuft stündlich. Nach einem Widerruf werden keine weiteren Ereignisse angenommen. Zuvor rechtmäßig erfasste Ereignisse bleiben bis zum Ablauf dieser Frist erhalten. Die aktuelle Einwilligungsentscheidung wird bis zur Änderung oder Kontolöschung gespeichert. Bei der Kontolöschung werden diese optionalen Ereignisse und die Entscheidung vollständig entfernt.

Nur historische Nutzungsereignisse aus der früheren Erfassung bleiben nach Kontolöschung ohne Nutzer-ID erhalten. Da dabei Ereignisname, Screen und begrenzte Zusatzwerte fortbestehen können, ist das Entfernen der Nutzer-ID allein keine Garantie einer vollständigen Anonymisierung. Sicherungskopien und gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen folgen den jeweils geltenden betrieblichen bzw. gesetzlichen Fristen.

Einzelheiten zur Löschung stehen unter Konto und Daten löschen.

8. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft – die optionale Nutzungsanalyse unter Einstellungen → Datenschutz, Push-Benachrichtigungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen.

Wende dich dazu über die Ticket-Funktion, deinen persönlichen Ansprechpartner oder app_support@dba-gmbh.de an uns. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Keine Werbung und keine automatisierte Auswahlentscheidung

Die App zeigt keine Werbung an und verwendet die beschriebenen Nutzungsereignisse nicht für Drittanbieter-Werbung. Die Lebenslaufanalyse übernimmt Angaben in bearbeitbare Formularfelder; sie bewertet, rankt oder lehnt Bewerber nicht automatisch ab.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.